Kerangka Acuan Kerja PP3

Dokumen Asli (RTF) dapat diambil di sini.

Kerangka Acuan Kerja (KAK) Pemantau Pihak Ketiga (PP3) Independen untuk Monitoring Pelaksanaan Paket-Paket SRIP (IBRD Loan 7786-ID/4834-IND)

I. Latar Belakang

Pada tanggal 13 September 2007, Pemerintah Indonesia telah menanda tangani Naskah Perjanjian Pinjaman IBRD Loan 4834-IND dengan Bank Dunia senilai US$ 208 juta guna mendanai Strategic Roads Infrastructure Project (SRIP). Tujuan proyek adalah:

Sesuai dengan salah satu klausul kesepakatan dalam naskah perjanjian pinjaman tersebut dan sebagaimana diatur dalam Project Management Manual (PMM), Pemerintah Indonesia dan Bank Dunia sepakat untuk melaksanakan Rencana Tindak Anti Korupsi. Pada dasarnya Rencana Tindak Anti Korupsi tersebut merupakan upaya peningkatan transparansi proyek melalui pelibatan masyarakat, antara lain dengan mengajak masyarakat madani sebagai Pihak Ketiga untuk secara sukarela melakukan pemantauan/pengamatan pelaksanaan proyek.

Pemantau Pihak Ketiga atau Third Party Monitors (TPM) adalah pihak-pihak di luar unsur Pemerintah dan pihak-pihak yang tidak mempunyai hubungan kontraktual dengan pemerintah. Pihak Ketiga harus berupa institusi, yang dapat berupa kalangan Perguruan Tinggi, Organisasi Non Pemerintah (Ornop)/Lembaga Swadaya Masyarakat ataupun Media massa. Selain itu Organisasi tersebut harus mempunyai alamat/sekretariat yang jelas.

II. Tujuan dan Sasaran

  1. Mendapatkan suatu kajian obyektif, dari Pemantau Pihak Ketiga yang independen, tanpa intervensi, terhadap pelaksanaan fisik SRIP (teknik) dalam rangka memerangi korupsi dan mengurangi kebocoran dana pada tahap pelaksanaan proyek.
  2. Memberikan rekomendasi/umpan balik positif dan konstruktif dari hasil kajian yang disusun oleh Pihak Ketiga guna perbaikan program anti korupsi di masa mendatang.
  3. Membangun kepercayaan masyarakat dari ranah Pihak Ketiga terhadap pelaksanaan proyek-­proyek pemerintah.
  4. Melakukan sinergi antara Pemerintah dan Masyarakat/Pihak Ketiga untuk menuju tata pemerintahan yang baik.

III. Hal-hal penting yang perlu dikuasai Pemantau Pihak Ketiga

Pemantau Pihak Ketiga dipandang perlu untuk mengetahui terlebih dahulu gambaran umum proyek yang antara lain diperoleh melalui dokumen berikut:

  1. Ringkasan singkat informasi proyek per paket
  2. Peta lokasi/Peta situasi
  3. Copy Dokumen Kontrak terkait Kontraktor dan Konsultan Supervisi.

Butir (1) dan (2) dapat dilihat di website SRIP http://ibrd-srip.com, dan butir (3) dapat diperoleh dari Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) proyek terkait dengan sebelumnya mengajukan surat permohonan resmi kepada PMU SRIP yang ditembuskan ke Direktorat Pelaksanaan Wilayah, Satker, dan Pejabat Pembuat Komitmen.

IV. Lingkup Kegiatan

  1. Melakukan pengamatan secara macro terkait kegiatan ACAP (Anti Corruption Action Plan = Rencana Tindak Anti Korupsi) / RTAK melalui ORR (Observe, Record and Report) yaitu: secara sukarela mengamati (observe), mencatat (record), dan menyusun laporan (report) hasil pengamatan secara independen, di luar sistem manajemen proyek SRIP.
  2. Observe, artinya mengamati kegiatan pelaksanaan yang sedang berlangsung dengan referensi dokumen kontrak/spesifikasi teknik.
  3. Record, artinya mencatat dengan rinci dan jelas apabila ada hal-hal yang menyimpang dari prosedur kontrak.
  4. Report, artinya menyusun laporan hasil pengamatan dari hasil observasi bila ada indikasi penyimpangan yang signifikan untuk segera ditindak lanjuti.
  5. Dalam melaksanakan ORR, Pihak Ketiga harus:
    • Memposisikan dirinya sebagai pengamat saja, Pihak Ketiga tidak diperkenankan memberi perintah, penolakan atau menyatakan pendapat yang dapat mempengaruhi kelancaran kegiatan proyek.
    • Apabila ada hal yang perlu ditanyakan atau klarifikasi, maka Pihak Ketiga dapat meminta waktu untuk wawancara kepada Pejabat Pembuat Komitmen proyek terkait, , Konsultan Supervisi, dan Pimpinan Kontraktor tanpa harus menghentikan produktifitas proyek.
    • Apabila menurut analisa Pihak Ketiga ada suatu unsur penyimpangan dan memerlukan penanganan segera, maka dapat disampaikan ke Pejabat Pembuat Komitmen untuk klarifikasi , dan ke PMU-SRIP.
  6. Dalam menyusun laporan/opini, Pihak Ketiga diberi kebebasan sepenuhnya untuk menyampaikan pendapatnya, namun. apabila menemukan hal-hal yang menjurus ke arah Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN), yang memerlukan tindakan preventif, maka Pihak Ketiga diminta sebelumnya untuk menginformasikan hal tersebut kepada PMU untuk diteruskan ke Pejabat Pembuat Komitmen dan Satker terkait untuk klarifikasi . Hasil­-hasil temuan Pihak Ketiga yang telah dituntaskan akan disampaikan PMU ke Bank Dunia dan akan dipublikasikan melalui website SRIP http://ibrd-srip.com.
  7. Guna mencapai tujuan di atas, maka Pihak Ketiga perlu melakukan hal-hal sebagai berikut (disesuaikan dengan tahap pelaksanaan konstruksi yang sudah tercapai):
    • Mempelajari paket kontrak yang bersangkutan, meliputi: (a) Pemahaman isi dokumen kontrak (b) Pemahaman gambar teknik dan spesifikasi teknik.
    • Mengamati dengan menghadiri rapat kemajuan pekerjaan yang membahas hasil pekerjaan bulan lalu dan rencana pekerjaan bulan depan.
    • Mempelajari dan memahami rencana kerja kontraktor.
    • Mengamati pelaksanaan sampling (dapat dilakukan bersama-sama dengan konsultan pengawas) pengukuran kuantitas/volume guna dibandingkan dengan spesifikasi/ kontrak.
    • Mengamati proses uji kualitas material baik yang ada di laboratorium maupun uji kualitas di lapangan dan meminta copy hasil tes terkait.
    • Mengamati proses pekerjaan di lapangan yang dilakukan Pengamat yang kompeten.
    • Prosedur I s/d vi dilaksanakan dengan cara menyampaikan surat permohonan resmi kepada; Pimpro fisik/Kepala Satuan Kerja/Kepala Bagian Pelaksanaan terkait.

V. Tenaga Ahli dan Kualifikasi yang Disyaratkan

Dengan lingkup pekerjaan di atas, diperkirakan Pemantau Pihak Ketiga akan membutuhkan pengamat utama dan pengamat anggota dengan kualifikasi sebagai berikut:

  1. Pengamat utama dengan pendidikan minimal S1 Teknik Sipil dan Lingkungan berpengalaman minimal 5 (lima) tahun di bidang pengawasan/kontraktor di pekerjaan jalan raya dan jembatan. Pengamat Utama mempunyai tugas:
    • Memahami isi dokumen kontrak dari kontraktor.
    • Memahami tugas-tugas Supervision Engineer, Inspector, Pengawas/unsur Proyek.
    • Memahami strategi pelaksanaan kontraktor (berdasarkan hasil PCM).
    • Memahami strategi pelaksanaan fisik.
    • Menyusun laporan pengamatan periodik yang berisi; (i). hasil konsolidasi laporan/ catatan-catatan dari pengamat anggota; (ii). catatan-catatan apabila ada penyimpangan/KKN dengan disertai bukti-bukti yang memadai (misal foto hasil sampling/copy hasil test material dari konsultan); (iii). rekomendasi-rekomendasi yang diperlukan untuk perbaikan pelaksanaan di masa mendatang.
    • Memahami statistik keteknikan.
  2. Pengamat Anggota dengan pendidikan minimal D3 Teknik Sipil dan Lingkungan berpengalaman minimal 2 (dua) tahun di bidang pengawasan/kontraktor di pekerjaan jalan raya dan jembatan, dengan tugas :
    • Memahami gambar kerja kontraktor berikut perubahan-perubahan yang terjadi;
    • Memahami spesifikasi teknik dan rencana kerja rinci kontraktor.
    • Mengamati teknik-teknik konstruksi jalan raya dan jembatan, dan mencatat hal-hal yang mungkin tidak sesuai dengan spesifikasi teknis yang berlaku.
    • Mengamati proses kegiatan uji kualitas material baik yang dilakukan di laboratorium maupun pada saat/sudah terpasang.
    • Menghadiri dan mengamati rapat mingguan.
    • Menyusun laporan pengamatan berkala dan menjadi input Pengamat Utama.
  3. Apabila Tenaga Ahli yang diusulkan tidak tersedia di Lembaga yang bersangkutan, dimungkinkan untuk mengajukan Tenaga Ahli dari jaringan kerjasama (networking) antar Lembaga.
  4. Tenaga Ahli yang tergabung dalam Pemantau Pihak Ketiga sebagaimana disebutkan pada butir ketiga di atas berada di bawah koordinasi Lembaga pengusul termasuk di dalamnya pembuatan dan pengiriman laporan.

VI. Pengaturan Pelaksanaan

  1. PMU sangat menghargai calon Pemantau Pihak Ketiga apabila dapat memenuhi Petunjuk Pelaksanaan ini khususnya seperti yang tercantum pada poin IV dan V. Namun demikian PMU meminta kepada Pemantau Pihak Ketiga untuk mengukur kemampuan sendiri (self assessment) terlebih dahulu sebelum mengambil keputusan untuk menyampaikan minat dan terlibat lebih jauh dalam menyiapkan Tim Pemantau untuk suatu pemantauan yang komprehensif ini.
  2. Berdasarkan hasil self assessment tersebut, maka Pihak Ketiga akan dapat merancang rencana kerja yang berisi lingkup pekerjaan dan metoda observasi yang tepat sesuai dengan ketersediaan Sumber Daya yang dimiliki.
  3. Apabila Pemantau Pihak Ketiga tidak mempunyai tim dengan kualifikasi seperti di atas, maka disarankan untuk berasosiasi dengan Pihak lainnya yang Independen dan memenuhi syarat. Perlu diketahui bahwa tenaga Pemantau Utama/Pemantau Anggota yang diajukan dalam Surat Pernyataan Minat akan diwawancarai oleh PMU untuk menguji kompetensi keahliannya dalam bidang yang akan diamati.
  4. Rencana Kerja tersebut disajikan dalam bentuk proposal yang dilengkapi dengan status profil institusi antara lain visi, misi, maksud, tujuan, alamat yang jelas, jaringan kerja asosiasi, Sumber Daya Manusia (SDM) yang tersedia, dan lain-lain. Proposal tersebut harus dilengkapi dengan rencana anggaran biaya operasional yang wajar, yang akan dikeluarkan selama kegiatan monitoring.
  5. Proposal tersebut dikirimkan ke PMU dan ditembuskan kepada Pihak Pengelola Proyek dengan alamat: PMU-SRIP: Gedung Sapta Taruna Lantai-5, Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Pekerjaan Umum, Jl. Pattimura No.20 Kebayoran Baru Jakarta 12110, Telepon: 021-7398615, Fax 021-7398615, atau melalui CTC SRIP, Jl. Brawijaya III No. 4, Jakarta Selatan 12160, Telepon: 021-7222200, Fax: 021-7393331.
  6. Pihak Ketiga tidak diperbolehkan melakukan upaya-upaya/rekayasa yang bertujuan untuk memeras atau meminta imbalan/fasilitas selama dan sesudah melakukan kegiatan monitoring tersebut. Upaya KKN yang dilakukan oleh semua pihak akan dituntut berdasarkan UU Anti Korupsi No.20 tahun 2001 tentang perubahan Atas UU no.31 tahun 1999 tentang Pemberantasan Korupsi, serta UU yang terkait lainnya.
  7. PMU dan Proyek akan mengevaluasi proposal tersebut dengan Bank Dunia, dan apabila diperlukan klarifikasi, maka Pemantau Pihak Ketiga akan diundang ke kantor Proyek, dan bersama-sama mendiskusikan hasil monitoring.
  8. Lama waktu pengamatan maksimum 12 hari/orang. Jadwal pengamatan harus tercantum dalam proposal dan pentahapannya disesuaikan dengan masa kontrak paket yang bersangkutan. Jadwal pengamatan dilakukan secara bertahap agar dapat diketahui aktualisasi proses pelaksanaan di lapangan mulai dari awal kegiatan sampai selesai untuk masing-­masing item pekerjaan yang akan diamati.

VII. Wawancara Calon Pemantau

  1. Apabila Proposal telah sesuai dengan kriteria, selanjutnya calon-calon Pemantau yang tercantum dalam Proposal terlebih dahulu diwawancarai. Tujuannya adalah untuk mengetahui kompetensi dan kapasitas calon Pemantau dengan referensi item pekerjaan yang akan diamati. Tempat wawancara akan dilakukan di Ibukota Provinsi, atau tempat yang akan disepakati bersama kemudian.
  2. Hasil wawancara akan dilaporkan kepada PMU SRIP, untuk selanjutnya direview. Bagi calon Pemantau yang lulus/memenuhi kriteria, selanjutnya akan ditetapkan sebagai Pemantau Pihak Ketiga dengan Surat Persetujuan dari Direktorat Bina Program, Ditjen Bina Marga.
  3. Pewawancara adalah Staff PMU dan CTC SRIP. Jadwal wawancara akan dikonfirmasi setelah Proposal dinyatakan memenuhi syarat.

VIII. Pembiayaan

  1. Biaya operasional yang dibutuhkan oleh Pemantau Pihak Ketiga berasal dari dana alokasi Technical Assistance Loan SRIP, yaitu Core Team Consultant (CTC).
  2. Komponen biaya terdiri atas biaya transportasi (sewa kendaraan roda empat atau roda dua) untuk menghadiri rapat (jika diperlukan) dan tugas pemantauan ke lokasi proyek, akomodasi, penggandaan dokumen, OSA, biaya telekomunikasi, contingency, dan overhead lembaga.
  3. Biaya telekomunikasi hanya digunakan untuk kontak telepon/fax ke PMU, CTC, PPMO, P2JJ, Dinas PU setempat (dilengkapi dengan bukti/bill percakapan/pengiriman).
  4. Contigency hanya dipergunakan untuk item-item yang sudah disetujui dan tidak diperkenankan melebihi jumlah yang telah ditetapkan.
  5. Biaya operasional pemantauan terlebih dahulu dikeluarkan oleh Pemantau Pihak Ketiga, kemudian rincian pengeluaran diajukan ke PMU/CTC SRIP untuk mendapatkan penggantian biaya (reimbursement) setelah diverifikasi dan mendapat persetujuan PMU SRIP.
  6. Reimbursement dapat dilakukan dengan syarat Laporan Hasil Pemantauan telah dikirimkan dan diterima oleh PMU/CTC SRIP.
  7. Kerangka Rencana Anggaran Biaya dapat dilihat pada Lampiran 2.

IX. Kontrak

  1. PMU/Bina Marga sebagai Pihak Pemberi Tugas akan membuat kontrak sebagai ikatan kerja dengan TPM sebagai Pelaksana Pemantauan di lapangan.
  2. TPM akan memberikan kontrak sebagai ikatan kerja antara TPM dan pemantau yang telah disetujui oleh Bina Marga

X. Laporan

  1. Pemantau yang ditunjuk oleh TPM dan telah disetujui oleh PMU Dit Bina Program Bina Marga diwajibkan membuat Laporan Akhir hasil pemantauan dan menyampaikannya kepada Pimpinan TPM (lembaga yang telah disetujui)
  2. Laporan Akhir yang telah diterima dari pemantau segera dikirimkan ke PMU Dit Bina Program Bina Marga/CTC SRIP untuk dipelajari sekaligus sebagai back up untuk penggantian biaya (reimbursement) bagi TPM
  3. Laporan kajian independen Pemantau Pihak Ketiga ditulis dalam format A4 (Lihat Lampiran 1).
  4. Kerangka laporan yang tercantum dalam TOR ini bukan merupakan format baku, akan tetapi hanya sebagai acuan. Kepada para Pemantau diberikan keleluasaan pembuatan laporan, sesuai dengan situasi dan hasil pengamatan di lapangan.
  5. Apabila ditemukan adanya penyimpangan pelaksanaan konstruksi yang memerlukan penanganan cepat, Pengamat dapat menyampaikan laporan tertulis disertai fakta/Data kepada Pejabat Pembuat Komitmen dan Satker terkait, PMU SRIP untuk secepatnya ditindak lanjuti.

Lampiran: 1

KERANGKA LAPORAN

Pihak Ketiga diberi Kerangka Laporan berisi panduan yang bertujuan membantu dalam menyusun laporan mengenai hal-hal yang perlu dilaporkan setelah mengamati pelaksanaan pekerjaan. Kerangka laporan tidak bersifat baku tapi cukup fleksibel, dan dapat menampung laporan hasil temuan para Pengamat sesuai kompetensi dan bidang pengamatan sebagaimana diusulkan dalam proposal. Garis besar kerangka laporan adalah sebagai berikut:

I. PENDAHULUAN
Menguraikan secara ringkas kontraktor yang akan melaksanakan pekerjaan dan konsultan supervisi yang akan mengawasi pelaksanaan pekerjaan.
1.1. Pelaksana Pekerjaan
    o Nama, alamat dan nomor telepon kontraktor;
    o Nama penanggungjawab pelaksana pekerjaan.
1.2. Supervisi Pekerjaan
    o Nama, alamat dan nomor telepon konsultan supervisi;
    o Nama penanggungjawab konsultan supervisi.

II. JENIS-JENIS PEKERJAAN PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN PEKERJAAN
(Lihat dokumen spesifikasi teknik dan dokumen kontrak kontraktor)
2.1. Umum antara lain:
    o Ringkasan pekerjaan
    o Jadwal pelaksanaan
    o Aspek lingkungan
2.2. Pekerjaan Drainase
2.3. Pekerjaan Tanah
2.4. Pekerjaan Pelebaran Jalan dan Bahu Jalan
2.5. Pekerjaan Berbutir (lapis fondasi)
2.6. Pekerjaan Aspal
2.7. Pekerjaan Struktur
2.8. Pengembalian Kondisi dan Pekerjaan Minor
2.9. Pekerjaan Harian

III. PEDOMAN BAGI PEMANTAU

IV. SARAN DAN REKOMENDASI

V. FORMAT LAPORAN

LAMPIRAN-LAMPIRAN
REFERENSI (jika ada)

Lampiran: 2

KERANGKA RENCANA ANGGARAN BIAYA (RAB)
No.DeskripsiSatuanJumlahUnit
Cost (Rp)
Total
(Rp)
Keterangan
1Transportasi (at cost)
 Pemantauan IDari lokasi X- ke lokasi Y (pp) trip        
  Pemantauan II Dari lokasi X- ke lokasi Y (pp) trip        
  Pemantauan III Dari lokasi X- ke lokasi Y (pp) trip        
  Menghadiri wawancara yang dilaksanakan oleh PMU/CTC Dari domisili - ke tempat wawancara (pp)          
  Menghadiri rapat dengan Pemilik Proyek (jika perlu)   hr        
2 Akomodasi
  Pemantauan I Lokasi Y - Lokasi proyek trip        
  Pemantauan II Lokasi Y - Lokasi proyek trip        
  Pemantauan III Lokasi Y - Lokasi proyek trip        
  Menghadiri rapat dengan Pemilik Proyek (jika perlu) Dari domisili - ke tempat rapat (pp)          
  Menghadiri wawancara yang dilaksanakan oleh PMU/CTC Dari domisili - ke tempat rapat (pp)          
3 Sewa sepeda motor ke lokasi proyek (termasuk BBM) at cost
  Pemantauan Tahap.., selama ... hari) Penginapan - Lokasi proyek Hari        
  Pemantauan Tahap... , selama ...hari Penginapan - Lokasi proyek Hari        
  Pemantauan Tahap... , selama ...hari Penginapan - Lokasi proyek Hari        
4 Pengumpulan data Pra Pemantauan dan Pelaporan (at cost)
  Penggandaan Dokumen Kontrak dll   Lbr        
  Foto kopi laporan pemantauan tahap..., tahap..., tahap...   Lbr        
  Penjilidan   Buku        
  Biaya Pengiriman laporan   Buku        
  Pembelian Kertas HVS   Rim        
5 Per diem untuk pemantau (... orang, max kunjungan 12 hari)
  Total A (1 s/d 5)            
6 Biaya telekomunikasi (5%) dari Total A
  Total B            
7 Contingency (5%) dari Total B
  Total C (Jumlah B+7)            
8 Overhead Lembaga (10%) dari Total C
 JUMLAH      
Saat ini ada 7 pengunjung dengan 0 anggota.